Poner tu empresa en marcha

CFM se abre con un navegador, sin instalar nada. La dirección es siempre la misma, en el ordenador y en el móvil:

DÓNDEhttps://cfm.interea.es

El acceso pide tres cosas, y la primera sorprende a todo el mundo la primera vez:

• Empresa: el acrónimo de tu empresa, el nombre corto que te hemos dado. Se pide siempre, porque en este programa conviven muchas empresas y cada una entra por su puerta.
• Usuario o email: cualquiera de los dos vale.
• Contraseña: la que te hemos entregado. El icono del ojo, dentro del campo, la enseña mientras la tecleas.

La casilla «Recordar la sesión en este navegador» deja la sesión abierta treinta días en ese ordenador. En un ordenador compartido, mejor sin marcarla.

Cómo se maneja el programa

Antes de empezar a rellenar conviene saber tres cosas, porque valen para todas las pantallas.

Los botones son dibujos, no palabras. Al dejar el ratón encima, cada uno dice lo que hace. Los que más vas a usar son estos:

Un botón apagado no ha desaparecido: es que ahí no se puede usar, y al pasar por encima te dice por qué. Un botón tachado con una barra roja hace lo contrario de su dibujo: el de asignar, tachado, quita la asignación.

Las listas se ven como quieras. Todas tienen el mismo juego: un buscador, el botón «Campos» para elegir qué columnas ves, el cambio entre tabla y tarjetas, y «Ver bajas» para sacar lo retirado. Lo que elijas se guarda para ti, en ese ordenador y en esa pantalla, y te lo encuentras igual mañana.

Nada se borra. Cuando retiras una compañía, un chofer o una grúa, la ficha se marca de baja: deja de ofrecerse en los desplegables, pero todo lo que hizo sigue en su sitio y se puede reactivar. Un servicio de hace dos años seguirá diciendo quién lo llevó.

Lo primero es dejar entrar a los tuyos: cada persona con su usuario, nunca uno compartido. El programa apunta quién hace cada cosa, y con un usuario común esa información no vale para nada.

DÓNDEPanelFichasUsuarios del panel

De cada persona hacen falta el usuario, su nombre, su email, el papel y una contraseña de ocho caracteres o más. Los papeles son dos:

• Administrador: lo ve y lo hace todo dentro de tu empresa, incluida la configuración y el alta de gente.
• Operador: trabaja con los servicios. Puede mirar las fichas (compañías, grúas, tarifas) pero no cambiarlas.

Si quieres afinar más, hay una pantalla donde se le quita a cada papel lo que no quieras que toque, apartado por apartado y distinguiendo entre verlo y cambiarlo. Solo se puede quitar, nunca dar de más.

DÓNDEPanelConfigurar el sistemaPersonalPermisos por papel

Son los datos que salen impresos en tus albaranes y en tus facturas: razón social, CIF, dirección, teléfono, correo y el texto del pie. Se rellenan una vez y no se vuelven a tocar.

DÓNDEPanelConfigurar el sistemaEmpresaDatos fiscales y VeriFactu

De todos ellos, la razón social y el CIF son obligatorios: sin esos dos, el programa no deja emitir ninguna factura. En la misma pantalla se elige el modelo de documento (clásico o compacto), que es cómo se ve lo que imprimes, y se puede cambiar después en cada documento.

Aquí está también VeriFactu, el registro de facturas ante la Agencia Tributaria: el modo (pruebas o real), si los envíos salen solos, y el certificado digital de la empresa. Eso no corre prisa el primer día, pero sí antes de emitir la primera factura de verdad. Está explicado en el apartado 14.

Una base es un sitio del que salen tus grúas: la nave, la campa, la delegación de otra ciudad. Es de lo primero porque de ella cuelgan muchas cosas después.

DÓNDEPanelFichasBases

Obligatorio solo el nombre, pero conviene rellenar la dirección y, sobre todo, la latitud y la longitud. Con esas dos cifras el programa sabe dónde está de verdad la base, y eso le sirve para dos cosas: medir qué grúa está más cerca de un servicio y comprobar que un chofer ficha desde donde dice que ficha.

Al lado de las bases están los talleres, que son los destinos a los que sueles entregar. Se pueden ir creando sobre la marcha, pero tenerlos puestos ahorra teclear la misma dirección cien veces.

Las compañías de asistencia son quienes te mandan el trabajo. Encontrarás trece ya creadas, las habituales del sector, con su nombre puesto: Mutua, IMA, ARAG, Mapfre, ANWB, Asitur, Europ Assistance, AXA, RACC, Línea Directa, Allianz, RACE y SOS.

DÓNDEPanelServiciosCompañías

Da de baja las que no sean tuyas y abre las que sí, porque están sin condiciones. Lo que pongas en cada ficha no es decorativo: el programa lo usa para decidir y para calcular. Lo que más pesa:

Si además trabajas con otras empresas de grúas a las que subcontratas, esas van en Colaboradores, que está justo debajo en el mismo menú.

Aquí van dos pantallas, y el orden importa: primero los tipos, después las grúas.

Los tipos de grúa

DÓNDEPanelFlotaTipos de grúa

Vienen doce tipos puestos (plataforma, patrol, coche taller y demás). Repásalos y deja los que tengas de verdad. De cada uno importan tres cosas, porque de ellas sale luego a quién se le propone cada servicio: si es coche taller (puede reparar en el sitio), si es plataforma (hace falta para los 4x4) y su orden de coste, que dice cuál es más caro de sacar. A igualdad de condiciones, el programa propone el más barato.

Las grúas

DÓNDEPanelFlotaGrúas

Obligatorios solo el código y la matrícula, pero una grúa con dos datos no sirve para que el programa decida. Rellena también:

• El tipo de grúa. Sin él, esa grúa no se propone nunca para nada: el programa no sabe qué puede hacer.
• Los pesos (el máximo autorizado y lo que puede remolcar) y las medidas: con ellos se descarta sola cuando el vehículo accidentado no le cabe o no lo puede mover.
• La altura máxima de carga, con la que se decide si cabe en un aparcamiento con el techo limitado.
• El chofer que la lleva habitualmente y para qué compañía está rotulada, si lo está.

Al lado están las categorías de medidas (los tramos de tamaño y peso del vehículo accidentado, que se usan en las tarifas) y las herramientas que lleva cada grúa.

El catálogo trae 223 averías y, lo que es más importante, ya trae dicho qué tipo de grúa atiende cada una: doscientas cincuenta y siete correspondencias hechas.

DÓNDEPanelServiciosAverías

No hace falta que las toques para empezar. Sí conviene un repaso a las que más te entran, para comprobar dos cosas: que los tipos de grúa marcados son los que tú mandarías, y si admiten reparación en el sitio, que es lo que hace que se prefiera un coche taller en vez de una grúa.

Una tarifa es una línea de precio: para qué compañía vale, para qué categoría de medidas, para qué tipo de grúa, y cuánto se cobra por salir, por kilómetro, por hora de trabajo, de espera y de rescate, y por custodia.

DÓNDEPanelDineroTarifas

Una tarifa con la compañía en blanco vale para todas: sirve para tener un precio general y añadir encima solo las excepciones. Lo mismo con la base: en blanco, vale para todas tus bases.

Si vendes cosas en el servicio —una batería, un juego de ruedas—, eso son productos, con su propio catálogo y su precio, y se añaden como una línea más en la factura.

Los choferes

DÓNDEPanelFichasChoferes

Obligatorios el código, el nombre y los minutos de descanso que le corresponden. El código es su clave en todo el sistema y no cambia aunque cambie el nombre.

Dos campos deciden si el chofer va a llevar la aplicación en el móvil: usuario de la app y contraseña de la app. Con ellos entra, ve sus servicios, los acepta y ficha su jornada. Sin ellos no puede entrar, y sus asignaciones se dan por aceptadas desde el panel, sin esperar su conforme.

Conviene rellenar también su horario (con él se cuentan sus horas extra), sus habilidades y las averías que resuelve en el sitio, si va en coche taller.

El personal de oficina

DÓNDEPanelFichasEmpleados de oficina

Quien no conduce pero ficha: administración, taller, limpieza. Llevan nombre, minutos de descanso y un usuario con su contraseña, que es lo que teclean para fichar, tanto en la pantalla del local como en la aplicación (apartado 12).

Los horarios

DÓNDEPanelFichasHorarios

Un horario es un nombre y siete cifras: los minutos que toca trabajar cada día de la semana. Se crean los que hagas falta (jornada partida, turno de noche, media jornada) y se le asigna uno a cada persona en su ficha.

Hay tres aplicaciones de Android, y cada una es para gente distinta:

Cada una tiene su propio manual, con lo que hace, lo que pide al instalarla y lo que todavía no hace: el nombre de la aplicación, en el cuadro de arriba, lleva al suyo.

DÓNDEPanelSistemaAplicaciones del móvil

Cada aplicación tiene una dirección fija que sirve siempre la última versión: se le manda al trabajador por mensaje, él la abre en el móvil y la instala. En el menú, al lado del nombre de cada aplicación, hay un botón que copia esa dirección para pegarla donde quieras.

Al entrar, la aplicación pide también el servidor: es la dirección de CFM, la misma con la que entras tú.

Con lo anterior puesto ya se puede trabajar. Este es el recorrido de un servicio de principio a fin, que es lo que vas a hacer cien veces al día.

La pantalla principal

Es tu puesto. Arriba, los contadores (sin asignar, en curso, aplazados, grúas libres, cerrados hoy), cada uno pulsable para ver su listado. Debajo, las zonas: los servicios sin asignar, los que están en curso con su tiempo corriendo, la flota con la situación de cada grúa, los aplazados, el mapa y los avisos de mantenimiento.

Con el botón de las zonas cada persona coloca su pantalla como quiera: mover, ensanchar, estrechar, mostrar u ocultar cada pieza. Se guarda para ti y no le cambia la pantalla a nadie más.

Cómo entra el trabajo

Un servicio puede llegar de tres maneras: lo manda una compañía desde su sistema, lo dicta por teléfono, o lo tecleas tú. Para lo último, el botón del signo más de la pantalla principal abre una ficha en blanco.

Un servicio que llega de una compañía nace Sin aceptar y aparece con su cuenta atrás: hay que decir que sí o que no antes de que se agote, y el rechazo pide motivo. Los que tecleas tú nacen ya aceptados.

Asignar

Un servicio aceptado queda Sin asignar. En su tarjeta viene ya la propuesta del programa: qué grúa mandaría y por qué. Se acepta esa propuesta con un botón, o se abre la ficha para ver la lista entera, con las descartadas y el motivo por el que se descartó cada una.

Si el chofer lleva la aplicación, el servicio queda esperando su conforme hasta que él lo acepta en el móvil; si la rechaza, vuelve a la lista con el motivo. Si no lleva aplicación, queda asignado directamente.

El camino y el cierre

A partir de ahí el servicio va cambiando de estado —en camino, ha llegado, cargando, de entrega, finalizado—, y esos cambios los pone el chofer desde el móvil o tú desde el panel. Cada paso queda apuntado con la hora, quién lo hizo y desde dónde. Cancelar exige siempre un motivo.

Mientras el servicio está abierto puedes mandarle al asegurado un enlace de seguimiento: una página pública, sin contraseña, donde ve por dónde va su vehículo, sin ver nada más de tu empresa. Se envía por correo o por mensaje de móvil desde la propia ficha.

Valorar y cobrar

Al terminar se hace la valoración: la tarifa que se aplica, los kilómetros, las horas, los peajes y los recargos. Los totales los calcula el programa; tú solo pones los datos. De la valoración salen después el albarán y la factura (apartado 14).

Es el registro horario de toda la plantilla, el que exige la ley: cuándo entra cada uno, cuándo sale, sus pausas y sus horas extra. Los fichajes quedan encadenados unos con otros de forma que no se puede reescribir uno sin que se note, y las correcciones se apuntan aparte, con su motivo, sin borrar lo que había.

DÓNDEPanelConfigurar el sistemaPresenciaConfiguración de la presencia

Lo que hay que decidir aquí:

• Jornada ordinaria (minutos): a partir de ahí, lo que se trabaje son horas extra.
• Radio de la base (metros): cuánto se acepta que un fichaje se aleje de la base antes de dejarlo en revisión.
• Si las pausas cuentan o no como tiempo trabajado.
• Si un fichaje sin posición queda en revisión: pasa cuando el móvil no coge el GPS.

Los que no llevan móvil de empresa

El personal de oficina puede fichar con la aplicación CFM Fichaje, entrando con su usuario y su contraseña, o sin ninguna aplicación. En la misma pantalla se saca la dirección de la pantalla del puesto: se abre en una tableta o en un ordenador colgado en la entrada, y enseña un código de seis cifras que cambia cada pocos segundos. El trabajador abre la página de fichar en su móvil, teclea ese código, su usuario y su contraseña, y ficha. El código que cambia es lo que impide fichar desde casa.

Las jornadas que no cuadran se revisan una a una en la pantalla de incidencias, y el mes entero se descarga en una hoja de cálculo para la asesoría o para una inspección.

Lleva dos cosas a la vez: lo que hay que revisarle a cada grúa (neumáticos, aceite, frenos, ITV, tacógrafo) y los papeles de cada chofer (carné, tarjetas, formación, reconocimiento médico).

DÓNDEPanelFlotaPartidas de mantenimiento

Vienen 52 partidas ya creadas, cada una con cada cuántos kilómetros o cada cuántos meses toca, cuánto antes avisa y de qué gravedad es: aviso, obligatorio o bloqueante. Apaga las que no te apliquen y ajusta las periodicidades a lo que hagas tú.

Cada revisión que se hace se apunta como un registro, con su fecha, sus kilómetros, el taller y lo que costó; y de ahí el programa calcula solo cuándo toca la siguiente. Cada grúa y cada chofer tienen un semáforo —verde, ámbar, rojo— que se ve en sus listados y en la pantalla principal.

En la configuración del mantenimiento se pone el correo de quien recibe cada día el resumen de lo que vence.

De cada servicio valorado salen los documentos: albarán, prefactura, factura y nota de suplidos. Se crean desde el propio servicio o desde la pantalla de facturación, eligiendo compañía y servicios.

DÓNDEPanelDineroFacturación

Un documento nace borrador, y mientras lo sea se puede tocar entero. Cuando se emite, coge el siguiente número de su serie y queda fijo: una factura emitida no se edita, se rectifica o se anula, y el número gastado no se reutiliza.

Las series

DÓNDEPanelConfigurar el sistemaEmpresaSeries de documentos

Vienen cinco creadas (facturas, albaranes, prefacturas, suplidos y rectificativas). De cada una se decide el formato del número, cuántos dígitos lleva, por cuál empieza y si vuelve a uno cada año. Si vienes de otro programa y quieres seguir tu numeración, este es el sitio, y hay que hacerlo antes de emitir la primera.

VeriFactu

Es el sistema de la Agencia Tributaria que registra cada factura al emitirla, encadenada con la anterior, y le pone un código QR. En «Datos fiscales» se elige el modo (pruebas o real), si los envíos salen solos, y se sube el certificado digital de la empresa, que el programa comprueba al subirlo: que abre con su contraseña, que el NIF es el tuyo y que no está caducado.

Si guardas vehículos, esta es la parte que lleva las entradas, las salidas y lo que se cobra por la estancia. Se monta en tres pasos, en este orden:

1. Las plazas, que cuelgan de una base: para crear una plaza hace falta tener creada antes la campa como base.
2. Las tarifas de la campa: cómo se cobra la estancia (por día, con el primer día a otro precio, con días gratis, por fracciones o con un tope al mes).
3. Los extras: lavado, custodia de llaves, carga de batería, con su precio.

DÓNDEPanelCampaPlazas

En la configuración de la campa se decide qué fotos son obligatorias al entrar y al salir, si la salida exige firma y el texto del resguardo que se le da al cliente.

Si controlas el material que gastas, esta parte lleva las existencias y las compras. Como unas cosas cuelgan de otras, el orden ahorra trabajo:

1. Centros de trabajo: de ellos cuelgan los almacenes y las facturas de compra.
2. Almacenes: los sitios donde hay material, incluido lo que lleva encima cada coche taller.
3. Familias y luego subfamilias: la clasificación. Una subfamilia no se puede crear sin su familia.
4. Artículos: lo que se compra y se gasta, con su precio y su mínimo.
5. Proveedores: a quién se le compra.

DÓNDEPanelConfigurar el sistemaAlmacén y compras

A partir de ahí, cada factura de compra que metas con artículo y almacén entra sola en las existencias, y la pantalla de existencias avisa de lo que está por debajo del mínimo.

Antes de dar el primer servicio de verdad, repasa esta lista. Es lo mínimo para que el programa pueda hacer su trabajo y para que lo que factures sean tus números.

• Cada persona entra con su usuario, y la contraseña que te dimos ya no es la que usas.
• Razón social y CIF puestos en los datos fiscales.
• Al menos una base, con su latitud y su longitud.
• Solo tus compañías activas, con su CIF y sus condiciones repasadas.
• Cada grúa con su tipo, sus pesos y su altura.
• Las cinco tarifas de muestra, sustituidas por las tuyas.
• Cada chofer con su horario, y con usuario y contraseña si va a llevar la aplicación.
• Las aplicaciones instaladas y probadas en un móvil de verdad.
• Las series de facturación, con el número por el que quieres empezar.
• Un servicio de prueba hecho de principio a fin: alta, asignación, estados, valoración y cierre.

Y hay una pantalla que hace este repaso sola, mirando tus datos de verdad: recorre la empresa, dice qué le falta para poder decidir por sí misma, separa lo grave de lo que solo es un aviso y te lleva a la pantalla donde se arregla cada cosa.

DÓNDEPanelConfigurar el sistemaMinervaRevisor de la configuración